Guide des droits et des démarches administratives
Tout savoir sur la facturation
Mise en place progressive de la facturation électronique - 05.04.2023
La facturation électronique, déjà obligatoire à destination des entités publiques, s'étend progressivement aux professionnels :À partir du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures sous format électronique. Les grandes entreprises devront transmettre leurs factures électroniquement.
À partir du 1er janvier 2025, les entreprises de taille intermédiaire devront transmettre leurs factures électroniquement.
À partir du 1er janvier 2026, les petites et moyennes entreprises et les micro-entreprises devront transmettre leurs factures électroniquement.
La facture est un document qui donne le détail des prestations ou des marchandises vendues. Elle peut avoir plusieurs noms : par exemple « quittance » lorsqu'elle est émise après le paiement, ou encore « note » lorsqu'elle est à destination d'un client particulier. C'est un document de nature commerciale et comptable établi par un vendeur. Elle contient les conditions d'achat et de vente de produits, des marchandises ou des services rendus (nature, quantité, poids, qualité, prix...).
Professionnel
À quoi sert une facture ?
La facture a les fonctions suivantes :Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)
Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.
Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.
Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
Est-il obligatoire de fournir une facture ?
Lorsque le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de services.Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.En revanche, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :Pour une livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison à eu lieu.
Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée.
À savoir
Pour le professionnel exerçant une profession libérale, on parle de note d'honoraires et non pas de facture. Elle est soumise aux mêmes règles que la facture.Sous quel format doit être émise une facture ?
1. Émetteur de la factureLa facture est généralement émise par le vendeur ou le prestataire.Dans certaines situations la facture peut être émise par une autre personne :Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa facture elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.
Le vendeur ou le prestataire autorise son client (autofacturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation
Électronique : la facture doit avoir été émise à l'aide d'un processus de facturation entièrement électronique. Ainsi, la numérisation d'une facture établie sous format papier ne permet de pas de considérer que la facture est électronique. C'est également le cas des factures uniquement reçues par courrier électronique.
Papier : la facture peut être conçue sur un support papier. Elle pourra ensuite être conservée dans un registre papier ou numérisée.
À savoir
Pour en savoir plus sur la facturation électronique, vous pouvez consulter le site de France num.Mise en place d'un contrôle suffisant des factures, permettant d'authentifier l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. On parle également d'audit fiable.
Utilisation de la signature électronique « qualifiée » qui repose sur un certificat qualifié. Elle doit avoir été créée à l'aide d'un dispositif sécurisé de création de signature électronique. Cela fonctionne également pour les signatures électroniques non-qualifiées mais reconnues comme telles par l'administration
Utilisation de la facturation en EDI (échange de données informatisées)
Peut-on facturer dans une monnaie étrangère ?
Une facture peut être émise dans une devise autre que l'euro.En revanche, le montant de la TVA à payer ou à régulariser doit être indiqué en euros. Pour convertir ce montant en euros, il faut appliquer le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE). Ce taux de change doit être indiqué sur la facture.Comment et combien de temps faut-il conserver les factures émises ?
Les factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d'émissions et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.Les factures doivent être numérotées à l'aide d'un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001...). Cela peut être les cas dans les situations suivantes :Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site
Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques, une série par catégorie de clients
Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures
Comment annuler ou rectifier une facture ?
Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées. Ainsi en cas d'erreur sur une facture, il n'est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures.En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :Une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale.
Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).
À savoir
Lorsque la facture rectificative ne peut pas reprendre la même numérotation que la facture annulée, elle peut faire référence à un ensemble de factures ou au contrat (en y indiquant son numéro). Il faut également indiquer la période durant laquelle les factures concernées ont été émises.Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation ?
1. Manquement à l'obligation de facturationUn vendeur ou un prestataire qui ne respecte pas son obligation de facturation encourt l'une des amende suivantes :Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €
Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
Pour est une société, l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €
À savoir
Lorsque l'amende est égale à 50 % du montant de la facture ou de l'ensemble des factures, celle-ci est plafonnée à 375 000 € par exercice comptable. Lorsque le montant de l'amende est réduit à 5 %, celle-ci est plafonnée à 37 500 €.Entité publique
Cela concerne les factures émises à destination des entités suivantes : État, collectivités territoriales, établissements publics.À quoi sert une facture ?
La facture a les fonctions suivantes :Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)
Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.
Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.
Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
Est-il obligatoire de fournir une facture ?
Lorsque le client est une administration publique, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de service.Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.En revanche, la facture peut être émise à une autre échéance dans les situations suivantes :Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison à eu lieu.
Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la facture doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée.
Sous quel format doit être émise une facture ?
La facture est généralement émise par le vendeur ou le prestataire.Dans certaines situations la facture peut être émise par une autre personne :Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, la facture doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa facture elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.
Le vendeur ou le prestataire autorise son client (autofacturation) ou un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation
Portail Chorus Pro
Agence pour l'informatique financière de l'État (AIFE)Facturation électronique dématérialisée pour les marchés conclus avec l’État et ses sous-traitantsTutoriels sur Chorus ProElle doit contenir les mentions obligatoires suivantes :Date de l'émission de la facture
Identité du vendeur ou du prestataire de services
Identité de l'administration publique concernée par la facture
Numéro de la facture
Si il y a eu un bon de commande, le numéro du bon. Dans le cas contraire, les références du contrat ou le numéro de l'engagement attribué par le système d'information financière et comptable de l'administration publique concernée
Identité du payeur avec le code d'identification du service chargé du paiement
Date de livraison des fournitures ou d'exécution des services ou des travaux
Quantité et dénomination précise des produits livrés ou des prestations ou des travaux réalisés
Montant total de la facture, montant total hors taxe et montant de la taxe à payer
Répartition des montants par taux de TVA ou si c'est le cas, le bénéfice d'une exonération de TVA
Si le vendeur ou le prestataire a un représentant fiscal, son identification
Si cela est nécessaire, les modalités de règlement
Si des déductions ou des versement complémentaires sont faits, les renseignement qui y sont relatifs
À savoir
Pour en savoir plus sur la facturation dans le cadre des marchés publics, vous pouvez consulter le site de France Num.Peut-on facturer dans une monnaie étrangère ?
Une facture peut être émise dans une devise autre que l'euro.En revanche, le montant de la TVA à payer ou à régulariser doit être indiqué en euros. Pour convertir ce montant en euros, il faut appliquer le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE). Ce taux de change doit être indiqué sur la facture.Comment et combien de temps faut-il conserver les factures émises ?
Les factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d'émissions et la numérotation des factures doivent se suivre et être cohérentes.Les factures doivent être numérotées à l'aide d'un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001...). Cela peut être les cas dans les situations suivantes :Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site.
Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques, une série par catégorie de clients
Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures
Comment annuler ou rectifier une facture ?
Les factures qui ont été émises ne peuvent pas être supprimées. Ainsi en cas d'erreur sur une facture, il n'est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une facture corrigée. Il ne doit pas y avoir de « trou » dans la numérotation des factures.En cas d'annulation ou de rectification de la facture initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :Une nouvelle facture établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la facture annulée et mentionner l'annulation de la facture initiale.
Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la facture initiale (numéro et date de la facture).
À savoir
Lorsque la facture rectificative ne peut pas reprendre la même numérotation que la facture annulée, elle peut faire référence à un ensemble de factures ou au contrat (en y indiquant son numéro). Il faut également indiquer la période durant laquelle les factures concernées ont été émises.Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles de facturation ?
1. Manquement à l'obligation de facturationUn vendeur ou un prestataire qui ne respecte pas son obligation de facturation encourt l'une des amende suivantes :Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €
Lorsque le vendeur ou le prestataire est une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
Lorsque le vendeur ou le prestataire est une société, l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €
À savoir
Lorsque l'amende est égale à 50 % du montant de la facture ou de l'ensemble des factures, celle-ci est plafonnée à 375 000 € par exercice comptable. Lorsque le montant de l'amende est réduit à 5 %, celle-ci est plafonnée à 37 500 €.Particulier
À quoi sert une note ?
La facture a les fonctions suivantes :Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)
Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.
Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.
Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
Fonction juridique : elle prouve que la prestation a été rendue ou la marchandise vendue. Elle permet aussi de prouver que le vendeur a le droit d'exiger le paiement d'une somme d'argent (quittance de loyer par exemple)
Fonction commerciale : elle détaille les conditions de négociation de la vente des biens ou services. Elle contient notamment le montant à payer par le client.
Fonction comptable : elle sert de justificatif comptable. Elle est nécessaire pour l'établissement des comptes annuels d'une société.
Fonction fiscale : elle sert de support à la collecte et la déduction de la TVA et au contrôle de l'impôt.
Est-il obligatoire de fournir une note ?
Lorsque le client est un particulier, une note doit être obligatoirement émise dans les cas suivants :Le client en a fait la demande
Elle concerne une vente à distance
Elle concerne une livraison intracommunautaire exonérée de TVA
Elle concerne une prestation de services d'un montant supérieur à 25 € (TVA comprise)
Pour la livraison de biens exonérée de TVA, la note doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la livraison à eu lieu.
Pour une prestation de services dont la TVA doit être versée par le client, alors la note doit être émise au plus tard le 15 du mois suivant celui au cours duquel la prestation a été réalisée
Sous quel format doit être émise une note ?
1. Émetteur de la noteLa note est généralement émise par le vendeur ou le prestataire.Dans certaines situations, la note peut être émise par une autre personne :Lorsque le vendeur ou le prestataire est établi en dehors de l'Union européenne, la note doit être délivrée par son représentant fiscal. L'entreprise peut tout de même décider d'émettre sa note elle-même à condition qu'elle y indique le nom, l'adresse et le numéro d'identification de son représentant fiscal.
Le vendeur ou le prestataire autorise un tiers (sous-traitance de la facturation) à facturer pour son compte par un mandat de facturation
Électronique : la note doit avoir été émise à l'aide d'un processus de facturation entièrement électronique. Par exemple, la numérisation d'une facture établie sous format papier ne permet de pas de considérer que la note est électronique. C'est également le cas pour les notes uniquement reçues par courrier électronique.
Papier : la note peut être conçue sur un support papier. Elle pourra ensuite être conservée dans un registre papier ou numérisé.
À savoir
Pour en savoir plus sur la facturation électronique, vous pouvez consulter le site de France num.Mise en place d'un contrôle suffisant des factures (notes), permettant d'authentifier l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. On parle également d'audit fiable.
Utilisation de la signature électronique « qualifiée » qui repose sur un certificat qualifié. Elle doit avoir été créée à l'aide d'un dispositif sécurisé de création de signature électronique. Cela fonctionne également pour les signatures électroniques non-qualifiées mais reconnues comme telles par l'administration
Utilisation de la facturation en EDI (échange de données informatisées)
Peut-on établir une note dans une monnaie étrangère ?
Une note peut être émise dans une devise autre que l'euro.En revanche, le montant de la TVA à payer ou à régulariser doit être indiqué en euros. Pour convertir ce montant en euros, il faut appliquer le dernier taux de change publié par la Banque centrale européenne (BCE). Ce taux de change doit être indiqué sur la note.Comment et combien de temps faut-il conserver les notes émises ?
Les notes et factures émises par une entreprise doivent être rangées chronologiquement dans un livre comptable. Les dates d'émissions et la numérotation des notes et factures doivent se suivre et être cohérentes.Les notes et factures doivent être numérotées à l'aide d'un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture. Cela implique que 2 notes ou 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro.L'entreprise peut choisir différentes séries de numérotation (par exemple F2023-01-001, 2023-001...), cela peut être les cas dans les situations suivantes :Lorsqu'il y a plusieurs sites de facturation, une série par site.
Lorsqu'il y a différentes catégories de clients pour lesquelles les règles de facturation ne sont pas identiques, une série par catégorie de clients. Il est possible de classer vos notes (à destination des particuliers) et vos factures (à destination des professionnels) dans 2 classeurs différents
Lorsqu'il y a de la sous-traitance de facturation pour certaines factures
Comment annuler ou rectifier une note ?
Les notes qui ont déjà été émises ne peuvent pas être supprimées, ainsi lorsqu'une erreur à été faite sur une note, il n'est pas possible de la supprimer pour la remplacer par une note corrigée. Il ne doit pas y avoir de trou dans la numérotation des notes.En cas d'annulation ou de rectification de la note initiale, le vendeur doit adresser à son client l'un des documents suivants :Une nouvelle note établie en remplacement de la précédente, qui doit faire référence à la note annulée et mentionner l'annulation de la note initiale
Une note d'avoir, notamment en cas de remise accordée après la facturation, faisant référence à la note initiale (numéro et date de la facture)
À savoir
Lorsque la note rectificative ne peut pas reprendre la même numérotation que la note annulée.Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des règles ?
1. Manquement à son obligation de facturationUn vendeur ou prestataire qui ne respecte pas son obligation de facturation est soumise à l'une des amende suivantes :Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 375 000 €
Pour une entreprise individuelle, l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
Pour une société, l'amende peut aller jusqu'à 750 000 €
À savoir
Lorsque l'amende est égale à 50 % du montant de la note ou de l'ensemble des notes, celle-ci est plafonnée à 375 000 € par exercice comptable. Lorsque le montant de l'amende est réduit à 5 %, celle-ci est plafonnée à 37 500 €.Voir aussi
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Services en ligne et formulaires
- Vérification d'un numéro de TVA intracommunautaire (VIES)Commission européenne
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Pour en savoir plus
- Facturation électronique entre entreprisesFrance Num
- Signature électroniqueFrance Num
- Marchés publics : la facturation électronique, comment ça fonctionne ?Ministère chargé de l'économie
- Facturation électronique dans les marchés publics : comment ça marcheFrance Num
- Taux de changeBanque de France
- Partenaires EDIDirection générale des finances publiques
Références
-
Code de commerce : article L123-22
Obligations comptables applicables à tous les commerçants -
Code de commerce : article L441-9
Les conditions et sanctions de la facturation -
Code général des impôts : articles 289-0 et 289
Règles de facturation en matière de TVA -
Code général des impôts, annexe 3 : article 96 F
Signature électronique -
Code général des impôts, annexe 4 : article 41 septies
Factures télétransmises -
Livre des procédures fiscales : article L102B
Obligation et délais de conservation des documents en matière fiscale -
Code de la commande publique : articles L2392-1 à L2392-4
Facturation électronique dans le secteur public - Arrêté n°83-50/A du 3 octobre 1983 relatif à la publicité des prix de tous les services
- Bofip-Impôts n°BOI-TVA-DECLA-30-20 sur les règles d'établissement des factures
- Bofip-Impôts n°BOI-CF-INF-10-40-40 sur les sanctions des infractions aux règles de facturation
- Bofip-Impôts n° BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10 sur les mentions à porter sur les factures
- Instruction du 22 février 2017 sur le développement de la facturation électronique